Espoon Puutarhayhdistys - Esbo Trädgårdsforening ry
Säännöt
Yhdistyssäännöt
1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Espoon Puutarhayhdistys - Esbo Trädgårdsförening ry ja sen kotipaikka on Espoo.
Yhdistys kuuluu jäsenenä Puutarhaliitto - Trädgårdsförbundet ry:hyn.
2 § Tarkoitus ja toiminta
Yhdistyksen tarkoituksena on lisätä kiinnostusta puutarhaharrastukseen ja viihtyisän elinympäristön luomiseen, sekä edistää puutarhakulttuuria ja historiallista paikallistuntemusta Espoossa.
Tarkoituksen toteuttamiseksi yhdistys:
- tekee valistustyötä puutarha-alasta
- järjestää kokouksia
- luentoja
- näyttelyitä
- kursseja
- juhlia
- kilpailuja
- opintoretkiä ja neuvontatilaisuuksia
- antaa jäsenilleen neuvoja alan asioissa
- harjoittaa julkaisutoimintaa
- jakaa stipendejä
- tekee esityksiä ja aloitteita viranomaisille ja päätöksentekijöille
- antaa lausuntoja
- on yhteistoiminnassa muiden yhdistysten kanssa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi:
- perustaa rahastoja
- ottaa vastaan lahjoituksia
- avustuksia ja testamentteja
- omistaa kiinteistöjä, osakkeita ja osuuksia sekä tarvittavan luvan saatuaan toimeenpanna myyjäisiä ja arpajaisia.
3 § Jäsenet
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä puutarha-alasta ja yhdistyksen tavoitteista ja toiminnasta kiinnostunut henkilö, tai yhteisöt, jotka haluavat edistää yhdistyksen tavoitteita. Jäsenet ovat varsinaisia jäseniä, henkilöitä, jotka yhdistyksen hallitus hyväksyy. Yhteisöjäseniä, joiksi hallitus voi hyväksyä oikeuskelpoisen yhteisön tai järjestön. Yhteisöjäsenellä on seuran kokouksissa puhevalta, mutta ei äänivaltaa
kunniajäseniä, joiksi yhdistys voi kutsua puutarha-alaa tai yhdistyksen toimintaa erittäin ansioituneesti edistäneitä henkilöitä.
Jäsenelle on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa. Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä. Jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksun maksamatta vähintään kahden- kuukauden ajan maksun erääntymisestä, eikä maksa niitä kehoituksesta huolimatta, hallitus katsoo hänen eronneen yhdistyksestä.
4 § Jäsenmaksut
Varsinaiset jäsenet sekä yhteisöjäsenet suorittavat vuosittain syyskokouksen määräämän jäsenmaksun.
Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.
5 § Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat syyskokouksessa valittu puheenjohtaja ja 6 valittua varsinaista jäsentä sekä näiden kolme (3) varajäsentä.
Puheenjohtajan toimikausi on yksi (1) vuosi, muiden varsinaisten jäsenten ja varajäsenten kaksi (2) vuotta.
Hallituksen varsinaisista ja varajäsenistä on vuosittain puolet erovuorossa, aluksi arvan sitten vuoron mukaan.
Erovuoroinen voidaan valita uudelleen. Hallitus valitsee varapuheenjohtajan, sihteerin, varainhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessa estynyt varapuheen-johtajan kutsusta tai kun vähintään 3 hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja
mukaan luettuna ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä.
Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallitus voi kutsua kokouksiinsa yhdistyksen jaostojen edustajat, joilla on puheoikeus.
6 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
7 § Tilit
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Hallituksen on jätettävä viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta yhdistyksen tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus tilintarkastajille.
Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.
8 § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään 10 vuorokautta ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.
9 § Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksellä on kaksi (2) sääntömääräistä kokousta vuosittain: syyskokous, joka pidetään syys-joulukuussa ja kevätkokous, joka pidetään toukokuun loppuun mennessä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenestä (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Yhdistyksen päätökseksi tulee, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.
Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
10 § Sääntömääräiset kokoukset
Sääntömääräisissä kokouksissa käsitellään seuraavat asiat:
Syyskokouksessa:
- kokouksen avaus
- valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus seuraavalle vuodelle
- valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
- valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varamies
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Kevätkokouksessa:
- kokouksen avaus
- valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
11 § Hallituksen tehtävät
Hallitusjohtaa yhdistyksen toimintaa ja toimeenpanee yhdistyksen kokousten päätökset
Hoitaa huolellisesti yhdistyksen omaisuutta ja varoja
Edustaa yhdistystä
Laatii vuosittain toiminta- ja tilikertomukset sekä toimintasuunnitelman ja talousarvion
Päättää yhdistyksen työntekijöiden ottamisesta ja vapauttamisesta
Asettaa yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset toimielimet
Kutsuu koolle yhdistyksen syys- ja kevätkokoukset ja valmistelee niissä esiin tulevat asiat
Pitää jäsenluetteloa ja hoitaa seuran arkistoa
Panee vireille uusia aloitteita yhdistyksen kehittämiseksi
Täyttää ne velvoitteet, jotka sille lain ja sääntöjen mukaan kuuluvat.
12 § Virkailijoiden tehtävät
Puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja toimii niissä puheenjohtajana.
Allekirjoittaa yhdessä sihteerin kanssa kokouspöytäkirjat ja toimintakertomukset.
Valvoo ylimpänä luottamushenkilönä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan huolellisesti
ja että yhdistyksen sääntöjä ja kokousten päätöksiä noudatetaan.
Sihteeri toimii sihteerinä hallituksen kokouksissa ja varmistaa pöytäkirjat allekirjoituksillaan
Hoitaa kirjeenvaihtoa ja hallituksen päätösten mukaista tiedottamista
Tiedottaa yhdistyksen ja hallituksen päätöksistä asianomaisille
Ilmoittaa hallituksen toimeksiantamana yhdistyksen kokouksista.
Varainhoitaja hoitaa yhdistyksen taloutta hallituksen ohjeiden mukaisesti hoitaa yhdistyksen rahavaroja ja kirjanpitoa sekä laatii hallitukselle toimintavuosittain tuloslaskelman ja taseen laatii hallituksen ohjeiden mukaan ehdotuksen talousarvioksi.
13 § Jaostot
Yhdistys voi perustaa jaostoja ja työryhmiä toimintaansa varten.
14 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa
vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä äänestyksessä annetuista äänistä.
Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa varat luovutetaan Puutarhaliitto - Trädgårdsförbundet ry:lle käytettäviksi puutarhankulttuurirahastoon tai käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.
EU:n tietosuojauudistus
EU:n tietosuojauudistus astui voimaan 25.5.2018. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Espoon puutarhayhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä, jota hallinnoin yhdistyksen sihteeri. Espoon puutarhayhdistyksen tietosuojaselvitys on saatavilla yhdistyksen nettisivuilta www.espoonpuutarhayhdistys.nettisivut.fi
Espoon puutarhayhdistys kerää ja ylläpitää toimintansa edellyttämää jäsenrekisteriä joka sisältää jäsenistään ainoastaan seuraavat tiedot:
- etu- ja sukunimi,
- osoite,
- puhelinnumero,
- sähköpostiosoite (jos jäsen sellaisen on ilmoittanut)
Edellä mainitut tiedot on saatu jäseniltä itseltään jäseneksi ilmoittautumisen yhteydessä ja niitä säilytetään jäsenrekisterissä koko jäsenenä oloajan.
Jäsen voi muuttaa tietojaan ilmoittamalla niistä kirjallisesti (esim. sähköpostitse espoonpuutarhayhdistys@gmail.com) yhdistyksen puheenjohtajalle tai sihteerille. Yhdistyksen jäsenrekisterissä olevat tiedot voi myös pyytää nähtäväksi lähettämällä pyyntö kirjallisesti (esim. sähköpostitse espoonpuutarhayhdistys@gmail.com) puheenjohtajalle tai sihteerille.
Jäsentietoja käytetään ainoastaan yhdistyksen omien materiaalien, kuten jäsenkirjeiden ja jäsenmaksu-lomakkeiden postittamista varten; yhdistyksen toimintaan liittyvää yhteydenpitoa varten; retki- ja vierailukohteista informointia varten.
Yksityisyytesi on meille tärkeä. Espoon puutarhayhdistys vastaa tietoturvasta lakien mukaisesti, eikä luovuta jäsentietoja kolmansille osapuolille sopimatta erikseen tarvekohtaisesti (esimerkiksi matkalle lähdettäessä matkatoimistolle).
